Prečo niektorí ľudia dosiahnu viac za rovnaký čas než ostatní?

Máte neustále pocit, že deň trvá príliš krátko? Často pracujete dlhšie, presúvate termíny a multitasking máte na dennom poriadku? Manažment času nie je nič nové, je to pojem ktorý je známy väčšine. Avšak koľkí z nás si môžu povedať, že ho praktizujú správne a naozaj efektívne?

Časový manažment je proces založený na plánovaní a organizovaní, ako a koľko času strávime vykonávaním jednotlivých aktivít. Dobrý time management nám umožní pracovať tak, aby sme stihli viac v menšom časovom rozhraní a ešte nám ostal nejaký ten „extra“ na ďalšie aktivity, či už kvalitný spánok, záľuby alebo splnenie životného cieľa. Naopak zlý time management vedie k vyššej hladine stresu, zlej kvalite práce, zmeškaným termínom, či celkovému zníženiu našej produktivity.

Existuje niekoľko tipov a techník, ktoré sa zameriavajú na správny časový manažment. Pred tým ako si ich však prejdeme, je potrebné si uvedomiť že existujú len tri spôsoby, ako trávime svoj čas: myšlienky, rozhovory a samotné činy. Bez ohľadu na druh zamestnania aký vykonávame, naša práca sa bude skladať z týchto troch predmetov a je len na nás koľko energie, pozornosti a času  im v konečnom dôsledku venujeme.

Tak ako je teda možné že niektorí ľudia dosiahnu za rovnaký čas viac než ostatní?

1. Majú podrobný zoznam úloh.

Poznáte ten nepríjemný a otravný pocit keď zabudnete na niečo dôležité? Ak áno, pravdepodobne ste ešte neobjavili čaro tzv. „To-Do List,“ ktorého trik spočíva v rozpísaní úloh a ich rozdeleniu podľa priorít. Mnoho ľudí si obľúbilo používanie A – F kódovacieho systému (A – aktivity s vysokou prioritou, F – aktivity s nízkou prioritou), ktorý roztriedi množstvo aktivít podľa ich dôležitosti.  Alebo namiesto A – F používajú jednoducho čísla. Pri väčších projektoch pozostávajúcich z viacerých časovo náročných krokov, sa zameriavajú na detailný plán úloh, aby nič dôležité nebolo prehliadnuté, či odložené na neskôr.

2. Ich ciele sú vytýčené.

Kde sa vidíte o šesť mesiacov? Alebo takto presne o rok, či dokonca o desať rokov? Ak nemáte  predstavu o tom čo budete robiť zajtra, nie to o desať rokov, možno je ten správny čas si stanoviť  ciele! Stanovenie si cieľov je totižto kľúčom k dobrému časovému manažmentu, pretože ciele ktoré si stanovíme nám umožňujú  posúvať sa ďalej a nestagnovať na jednom mieste. Ak vieme kam smerujeme, je pre nás jednoduchšie si stanoviť priority, čas a zdroje potrebné k ich dosiahnutiu. Okrem toho, ciele nám tiež pomáhajú určiť to čo je hodné nášho času a čo je len obyčajné rozptýlenie.

3. Sú schopní rozlíšiť hlavné priority od vedľajších.

Predstavte si situáciu: váš asistent k vám prišiel s naliehavosťou riešiť práve vzniknutú krízu, ale vy ste zrovna uprostred brainstorming-u a ste si takmer istý že ste len krôčik od brilantného nápadu pre vášho nového klienta a tým pádom riskujete že stratíte nit kvôli stavu „núdze“, ktorý práve nastal. Stanovenie si hlavnej priority v takýchto situáciách je kľúčová, najmä ak sa chceme stať pánom vlastného času. Niekedy je však priorizovať viac než náročné, hlavne ak čelíme návalu zdanlivo naliehavých úloh. Jedným zo spôsobov ako nato je určiť si v danom okamihu akú hodnotu má riešenie daného problému, či vyššiu alebo naopak nižšiu.  Ak poznáme tento rozdiel, vieme počas dňa narábať s našim časom oveľa efektívnejšie.

4. Nepotrebné ich nerozptyľuje.

Vedeli ste že niektorí z nás stratia denne viac ako dve hodiny rôznymi rozptylami? Emaily od klientov, osobné telefonáty, správy z Facebooku, obrázky z Instagramu, kolegovia s pracovnými problémami, to všetko a iné, nás drží od dosiahnutia tzv. „flow“, stavu kedy sme 100 percentne zapojený a sústredený na vykonávanie a splnenie danej úlohy. Preto, ak chceme získať kontrolu nad tým ako strávime náš deň a vykonať prácu čo najlepšie, minimalizácia a eliminovanie rušivých podnetov je nevyhnutná.  Ak sa potrebujete sústrediť nedajte vášmu okoliu priestor, aby vás rušil. Naučte sa ako zlepšiť vašu schopnosť sústrediť sa v situáciach, keď sa dostanete do styku s rušivým podnetom.

5. Prokrastinácia nie je problém, ale výzva.

Stav kedy odkladáme či odsúvame jednotlivé úlohy a povinnosti na neskôr sa nazýva prokrastinácia. Keď prokrastinujeme cítime pocit viny za to že sme s úlohou nezačali skôr, dostaví sa nechuť a určitý odpor k danej     činnosti, čo nás robí ešte menej schopným dokončiť zadanie v čas. Jednou z užitočných stratégií ako poraziť tento stav je povedať si, že projekt začnem riešiť do desiatich minút. Prokrastinujúci ľudia sa často domnievajú  že úlohu je potrebné vykonať od začiatku až dokonca, vytvoria si príliš vysoký nárok, ktorý im v konečnom dôsledku privodí úzkosť. Preto, zameranie sa na vykonanie úlohy po častiach je často tým najlepším riešením.

Lucius Annaeus Seneca povedal:  “Nie je pravda, že máme málo času, pravda ale je, že ho veľa premárnime“.

Využite preto svoj čas čo najlepšie, nenechajte sa rozptyľovať nepodstatným. Vytýčte si ciele a nasledujte ich. Či už nato použijete diár, kalendár alebo obyčajný blok je len na Vás. Dôležité je nezabudnúť, že naše ciele ostanú bez plánu a dobrého časového manažmentu často iba nevysloveným prianím.

Aktuálnu ponuku diárov a kalendárov pre rok 2017 nájdete tu: https://b2b.tripsy.sk/kancelarske-potreby/diare-a-kalendare.html

 

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *